Zásady ochrany soukromí
Vaše soukromí je pro nás důležité. Tyto zásady vysvětlují, jak shromažďujeme, používáme a chráníme vaše osobní údaje, když používáte naši platformu.
Právní základ
Společnost AML Proof, s.r.o. zpracovává osobní údaje v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679, "GDPR"), základním kamenem evropského práva na ochranu údajů.
GDPR bylo přijato Evropským parlamentem a Radou Evropské unie a je vynucováno pod dohledem Evropského sboru pro ochranu osobních údajů (EDPB) společně s národními úřady pro ochranu osobních údajů jednotlivých členských států EU.
Společnost AML Proof, s.r.o., jako správce údajů, určuje účely a prostředky zpracování vašich osobních údajů při používání naší platformy.
Společnost AML Proof, s.r.o. vystupuje ve vztahu k osobním údajům klientů Povinných osob jako zpracovatel. Správcem těchto údajů zůstáváte vy jako povinná osoba. Smluvní vztah mezi námi a vámi se řídí Zpracovatelskou smlouvou (DPA), která je součástí našich Obchodních podmínek.
Zákonná povinnost
Zahrnuje: identifikaci a kontrolu klienta dle § 7–9 zák. č. 253/2008 Sb., vedení AML záznamů, ověřování vůči sankčním seznamům, oznamování podezřelých obchodů Finančnímu analytickému úřadu.
Oprávněný zájem
Zahrnuje: bezpečnostní monitoring platformy, prevenci podvodů, zlepšování platformy (pseudonymizovaná analytika), obchodní sdělení stávajícím klientům, prevence zneužití platformy a ochrana obchodního tajemství (hodnocení rizikovosti registrovaných organizací), měření otevření a kliknutí v obchodních e-mailech.
Smluvní nutnost
Zahrnuje: provoz uživatelského účtu, generování compliance reportů, přístup k funkcím platformy.
Informace, které shromažďujeme
Osobní údaje
- • Jméno a kontaktní údaje
- • E-mailová adresa a telefonní číslo
- • Pracovní pozice a organizace
- • Profesní oprávnění
- • Předvolby účtu
Data o používání
- • Vzory používání platformy
- • Interakce s funkcemi
- • Délka a frekvence relací
- • Informace o zařízení a prohlížeči
- • IP adresa a lokalizační data
Compliance data
- • Informace o AML kontrolách klientů
- • Data hodnocení rizik
- • Záznamy o školení
- • Informace auditního záznamu
- • Data regulatorního reportingu; záznamy e-sign (jméno a e-mail signatářů, IP adresa, OTP kód, souhlas, auditní PDF)
Technické informace
- • Cookies a sledovací pixely
- • Soubory logů a chybové reporty
- • Metriky výkonu
- • Záznamy bezpečnostních událostí
- • Statistiky používání API
Jak používáme vaše informace
Poskytování služby
- Poskytovat a udržovat naší platformu pro AML compliance
- Zpracovávat a spravovat compliance případy
- Generovat reporty a analytiku
- Usnadňovat školení a certifikaci
Komunikace
- Posílat aktualizace služeb a oznámení
- Poskytovat zákaznickou podporu
- Sdílet regulatorní aktualizace
- Zasílat školící materiály
Vylepšení
- Analyzovat vzory používání a výkon
- Vyvíjet nové funkce a služby
- Zlepšovat bezpečnostní opatření
- Optimalizovat uživatelský zážitek
Compliance
- Plnit právní a regulatorní povinnosti
- Odpovídat na zákonné požadavky
- Udržovat auditní záznamy
- Chránit před podvody a zneužitím
- Vyhodnocovat riziko zneužití platformy (skóre podezřelosti organizace podle e-mailových domén a typu činnosti)
Zabezpečení & ochrana dat
Implementujeme komplexní bezpečnostní opatření k ochraně vašich osobních údajů před neoprávněným přístupem, použitím nebo zveřejněním. Zálohování souborů. Soubory nahrané do platformy, zejména kopie dokladů a dokumenty získané při identifikaci a kontrole klienta, zálohujeme do odděleného úložiště Amazon Web Services v EU (region Stockholm, Švédsko). Záloha je šifrovaná a slouží výhradně k obnově dat při technické poruše nebo nechtěném smazání. Uživatelé platformy k ní nemají přístup. Když se soubor z platformy smaže, ať na pokyn povinné osoby, nebo automaticky po uplynutí lhůty pro uchovávání podle § 16 odst. 1 zákona č. 253/2008 Sb., jeho záložní kopie se automaticky a nevratně odstraní po uplynutí 90 dnů. Během této doby se záložní kopie nijak nezpracovává.
Technická ochranná opatření
- Šifrování přenosu dat (TLS)
- Pokročilé šifrování pro data v klidu
- Moderní autentizace (magic link, OAuth 2.0 a volitelné 2FA s autentizační aplikací)
- Monitorování chyb a bezpečnostních událostí
Provozní kontroly
- Kontrola přístupu založená na rolích
- Programy bezpečnostního školení zaměstnanců a osob v obdobném postavení
- Postupy reakce na incidenty
- Denní šifrované zálohy souborů a historie databáze pro obnovu
Ochrana soukromí při využití AI
- Pro generování textů obchodních sdělení využíváme Google Gemini API; neodesílají se do něj žádné osobní údaje.
- Pro adverse media screening využíváme Google Gemini 2.5 Flash přes Google Vertex AI (Google LLC). Modelu jsou odesílány minimalizované identifikační údaje: celé jméno prověřované osoby (povinné pro screening), rok narození, země (občanství / registrace) a případně až 3 aliasy (první plný, ostatní pouze iniciálami). Plné datum narození, čísla dokladů, adresy ani kontaktní údaje odesílány nejsou. Pro automatické vyplnění formuláře ze skenovaného dokladu (Scan to Fill) zasíláme obraz dokladu do Google Vertex AI (model gemini-2.5-flash, region europe-west1) — extrahují se jméno, datum narození, rodné číslo, adresa a číslo dokladu. Na placeném tieru Google standardně nepoužívá API data ke zlepšování produktů ani k trénování modelů.
Vaše práva na soukromí
Máte důležitá práva týkající se vašich osobních údajů. Kontaktujte nás pro uplatnění těchto práv.
Přístup
Vyžádat si kopie vašich osobních údajů
Oprava
Aktualizovat nebo opravit nepřesné informace
Vymazání
Požádat o vymazání vašich osobních údajů tam, kde je to právně přípustné. Určité záznamy AML/CTF compliance nelze vymazat před koncem povinných dob uchovávání.
Přenositelnost
Exportovat vaše data v přenositelném formátu
Právo vznést námitku
Vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu nebo pro účely přímého marketingu (čl. 21 GDPR)
Právo na omezení zpracování
Požádat o dočasné omezení zpracování vašich osobních údajů v případech stanovených čl. 18 GDPR
Právo vznést námitku
Proti zpracování na základě oprávněného zájmu, včetně profilování (hodnocení rizikovosti organizace), můžete kdykoli vznést námitku na hello@amlproof.ai. O omezení nebo zablokování účtu vždy rozhoduje člověk, nikdy jen automatické hodnocení.
Uchovávání dat
Vaše osobní údaje uchováváme pouze tak dlouho, jak je nezbytné k naplnění účelů uvedených v těchto zásadách a k dodržení právních povinností.
Data účtu
Provozní data uživatelského účtu (přihlašovací údaje, nastavení, předvolby) smažeme do 30 dní po uzavření účtu.
Compliance záznamy
Údaje klientů povinných osob uchováváme po dobu trvání Smlouvy. Lhůtu uchování podle § 16 zákona č. 253/2008 Sb. nese povinná osoba. Po skončení Smlouvy je možný export dat po dobu 90 dní, poté údaje vymažeme (obchodní podmínky čl. 6.6 a 8.8).
Analytika používání
Anonymizovaná nebo pseudonymizovaná data o používání uchovávána 3 roky pro zlepšení služby.
Dotazy podpory
Dotazy podpory – 2 roky po vyřízení. Nevyřízené dotazy mažeme 2 roky od vytvoření.
Obchodní kontakty
Obchodní kontakty – do odhlášení, nejdéle 3 roky bez reakce. Po odhlášení ponecháváme jen e-mailovou adresu v seznamu zákazů, abychom vám už nic neposílali.
Elektronický podpis — zpracování osobních údajů
Při využití funkce elektronického podpisu (E-Sign) Platforma zpracovává osobní údaje signatářů podepisovaných dokumentů.
Zpracovávané údaje
- Jméno a e-mailová adresa signatáře
- IP adresa v okamžiku ověření a podpisu
- Datum a čas provedení podpisu
- Souhlas s obsahem dokumentu (OTP ověření)
- Auditní PDF s kompletní podpisovou historií
Právní základ zpracování
Oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) na zajištění prokazatelnosti právních úkonů, nebo plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) uzavřené se signatářem.
Doba uchovávání
Podpisová data jsou součástí příslušného AML případu a uchovávají se stejně jako on (obchodní podmínky čl. 6.6 a 8.8).
Příjemci dat
Podpisová data (auditní PDF) jsou uložena v cloudovém úložišti Vercel Blob, datové centrum FRA1 (Frankfurt, EU). E-maily s podpisovými odkazy a OTP kódy jsou doručovány prostřednictvím platformy Resend, která vystupuje jako zpracovatel dat dle uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA). Záloha těchto dat je uložena v Amazon Web Services S3 (EU – Švédsko).
Příloha č. 1: Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA)
Znění účinné od 21. listopadu 2026.
1. Předmět a role
Tato smlouva upravuje vztah mezi Klientem jako povinnou osobou (Správce) a společností AML Proof, s.r.o. (Zpracovatel). Zpracovatel zpracovává osobní údaje pro Správce za účelem plnění jeho povinností podle zákona č. 253/2008 Sb.
Popis zpracování
Předmět: provoz platformy AML PROOF pro Správce. Doba: po dobu trvání Smlouvy a lhůty pro export (čl. 6). Povaha a účel: identifikace a kontrola klienta, screening PEP a sankcí, hodnocení rizik, průběžné sledování, elektronický podpis, uchovávání dokumentace, vnitřní oznamovací systém. Typy údajů: identifikační údaje, kopie dokladů, rodné číslo, údaje o skutečném majiteli, informace o PEP a sankcích, údaje o obchodech, podklady k oznámení podezřelého obchodu, údaje signatářů. Kategorie subjektů: klienti Správce, osoby jednající za klienta, skuteční majitelé, signatáři, oznamovatelé.
2. Povinnosti Zpracovatele
- Zpracovávat údaje pouze na základě doložených pokynů Správce (včetně parametrů nastavených v aplikaci).
- Zajistit, aby se osoby oprávněné zpracovávat údaje zavázaly k mlčenlivosti.
- Provádět vhodná technická a organizační opatření (šifrování přenosů a dat v klidu, zabezpečený hosting v EU, minimalizace osobních dat odesílaných externím zpracovatelům).
- Napomáhat Správci při plnění jeho povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů.
- Zpracovávat údaje jen na doložené pokyny Správce, včetně předání do třetích zemí.
- Neprodleně informovat Správce, pokud podle jeho názoru pokyn porušuje GDPR.
- Ohlásit Správci porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu poté, co se o tomto porušení dozvěděl. Takové oznámení obsahuje alespoň: a) popis povahy daného případu porušení (včetně, pokud je to možné, kategorií a přibližného počtu dotčených subjektů údajů a záznamů údajů); b) údaje o kontaktním místě, kde lze získat více informací o daném porušení zabezpečení osobních údajů; c) pravděpodobné důsledky a opatření přijatá nebo navržená k přijetí v souvislosti s porušením zabezpečení, a to včetně opatření ke zmírnění možných nepříznivých dopadů. Pokud není možné poskytnout všechny tyto informace najednou, musí původní oznámení obsahovat informace, které jsou v dané době k dispozici, a další informace jsou poté poskytnuty bez zbytečného odkladu, jakmile jsou dostupné.
- Být Správci nápomocen při plnění povinností podle čl. 32 až 36 GDPR.
3. Zapojení dalších zpracovatelů
Správce uděluje obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů. Aktuální jmenný seznam subzpracovatelů (název, účel, lokace, kategorie dat) je dostupný na stránce Zpracování osobních údajů (amlproof.ai/data_processing). Zpracovatel oznamuje zamýšlenou změnu subzpracovatelů zveřejněním aktualizovaného seznamu na uvedené stránce nejméně 30 dnů před jejím zavedením. Správce může v této lhůtě vznést odůvodněnou námitku na hello@amlproof.ai. Dalším zpracovatelům ukládá stejné povinnosti na ochranu údajů jako tato smlouva a za jejich plnění Správci plně odpovídá.
4. Bezpečnost
Zpracovatel přijímá technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR. Předání osobních údajů mimo EHP probíhá jen u dalších zpracovatelů, u kterých je to uvedeno v seznamu, na základě standardních smluvních doložek (čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR). Data se nepředávají k trénování AI modelů.
5. Audit
Zpracovatel umožní Správci audity nebo inspekce a poskytne součinnost nezbytnou k doložení souladu s článkem 28 GDPR.
6. Ukončení
Po ukončení Smlouvy umožní Zpracovatel Správci export dat po dobu 90 dnů (obchodní podmínky čl. 8.8), poté veškeré osobní údaje vymaže. Za uchování údajů podle § 16 zákona č. 253/2008 Sb. odpovídá Správce. Záložní kopie souborů se odstraní nejpozději 90 dnů po výmazu.
Zpracování osobních údajů v rámci whistleblowingového systému
Platforma AML PROOF provozuje modul vnitřního oznamovacího systému dle zák. č. 171/2023 Sb. o ochraně oznamovatelů. AML Proof, s.r.o. vystupuje výhradně jako zpracovatel technické infrastruktury — správcem systému je povinná osoba (vaše organizace).
Zpracovávané osobní údaje
V rámci oznámení mohou být zpracovávány: identita oznamovatele (pokud není podáno anonymně), kontaktní údaje, obsah oznámení a přiložené přílohy, sledovací klíč přidělený ke každému podání. Anonymní podání nevyžaduje sdělení žádných osobních údajů.
Právní základ
Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR ve spojení se zák. č. 171/2023 Sb.
Doba uchovávání
Osobní údaje spojené s oznámeními jsou uchovávány po dobu stanovenou zák. č. 171/2023 Sb. (5 let od přijetí oznámení), pokud zvláštní předpis nestanoví jinak.
Práva oznamovatele dle GDPR (přístup, oprava, výmaz) lze uplatnit u správce systému — povinné osoby. Při anonymním podání nelze tato práva technicky zajistit, neboť systém neumožňuje ztotožnění oznamovatele.
Máte otázky ohledně vašeho soukromí?
Máte-li otázky ohledně těchto zásad ochrany soukromí nebo o tom, jak nakládáme s vašimi osobními údaji, kontaktujte nás na hello@amlproof.ai. Společnost AML Proof, s.r.o. nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.
Pokud se domníváte, že vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně, máte také právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) nebo místnímu dozorovému orgánu v rámci Evropského hospodářského prostoru.